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Solución de problemas con las 8 D´s



Antecedentes


Ford Motor Company ha combinado varios métodos y herramientas para la solución de problemas, entre los cuales destaca TOPS (Team Oriented Problem Solving), que es la base fundamental de las 8 D´s (8 disciplinas). Los informes de acciones correctivas para los proveedores de Ford requieren la documentación de las 8 D´s.


Esta metodología, además de ser utilizada por la industria automotriz, se emplea en un gran número de empresas de diversas industrias y se ha colocado como una de las formas documentadas más poderosas para resolver problemas.


Definición


Las 8 D´s constituyen una metodología para resolver problemas de una manera sistemática y documentada mediante el registro de las acciones tomadas en una serie de 8 pasos que son desarrollados por un equipo multidisciplinario.


¿Para qué se implementan las 8 D´s?


Este método estructurado de solución de problemas nos sirve básicamente para:


- Solucionar problemas de los cuales no conocemos su causa raíz.

- Documentar todo el proceso de la solución de problemas.

- Conocer el proceso para solucionar en equipo problemas particulares.

- Generar soluciones integrales y a largo plazo.


¿Cuándo se utilizan las 8 D´s?


Las 8 D´s se utilizan:


- Cuando necesitamos resolver problemas que tienen su origen en el pasado y cuyas causas desconocemos.

- Cuando alguno de nuestros clientes nos exige contar con una metodología estructurada y documentada para resolver problemas.

- Cuando conocemos el síntoma y éste puede haber sido cuantificado.

- Cuando la dirección se compromete a dedicar los recursos necesarios para la solución del problema.

- Cuando la complejidad del problema requiere la habilidad de un equipo.


Se debe de usar un mecanismo de acción correctiva cuando hay una desviación en algún indicador, la cual da la señal para iniciar un proceso de solución de problemas, y para ello la herramienta adecuada podrían ser las 8 D´s.


¿Cuánto tiempo toma parra implementar las 8 D´s?


Por lo general, de una a cuatro días, aunque en ocasiones toma más tiempo.

Procedimiento para implementar las 8 D´s.


1.- Definir el problema


Para iniciar la solución del problema, primero debemos estar seguros de cuál es.

La definición del problema es simple y está compuesta por sujeto y predicado. Puede describirse fácilmente respondiendo a las preguntas:


¿Qué está mal (defecto)?¿Con qué o dónde (objeto)?


Al definir el problema es importante tener claro que si no lo hacemos bien, sólo estaremos atacando síntomas y no el problema en sí.


2.- Formar el equipo


Formar un equipo de entre 4 y 5 personas con conocimientos del producto y proceso involucrados, habilidades para solucionar problemas, trabajar en equipo, y darles tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo su tarea.


3.- Describir el problema


En este paso se establecen los límites del problema, organizando y recolectando datos en cuatro dimensiones:


- Cuándo es el problema y cuándo no es.

- Dónde está y dónde no.

- Cómo sucede.

- Cuántos problemas genera.


4.- Desarrollar acciones de contención


Las acciones de contención se utilizan para evitar que los efectos del problema lleguen al cliente final o al siguiente eslabón de la cadena. Se busca contener el problema desde una perspectiva de costo, calidad y tiempo, así como ganar tiempo mientras se encuentra la causa raíz del mismo.


5.- Definir la causa raíz


En esta sección se debe escribir el problema tal como se hizo en la definición inicial del mismo, y a partir de ahí hacer una lluvia de ideas para encontrar la causa raíz en las diferentes alternativas de métodos, material, mano de obra y maquinaria.


Para establecer la causa raíz, necesitamos identificar todas las causas posibles por las que apareció el problema y compararlas con la definición inicial de éste.


Es importante preguntarnos “¿Por qué?” varias veces, hasta lograr conectar las causas y efectos de manera que podamos identificar la causa raíz del problema.


6.- Desarrollar acciones correctivas


Este paso consiste en seleccionar las acciones que eliminarán definitivamente las causas raíz y verificar que realmente se tenga éxito en la solución del problema.


En esta parte se describen las acciones realizadas y se verifica que funcionen y no generen efectos indeseables, se planea su aplicación y se asigna a un responsable.


7.- Desarrollar acciones preventivas


Aquí se establecen acciones que eviten la reincidencia del problema así como la generación de efectos negativos durante la implementación de dichas acciones.


8.- Reconocer el trabajo del equipo


Este último paso es muy importante, ya que se le da el reconocimiento al logro alcanzado por el equipo. Para ello es necesario que el equipo presente sus resultados brevemente al final de la ejecución a fin de dar a conocer el proceso de solución del problema, y en esta presentación deben de participar todos los miembros.


Finalmente, la persona de mayor jerarquía debe reconocer la aportación del equipo a la solución del problema, lo cual creará una atmósfera de respeto y admiración por quienes desarrollarán un trabajo con satisfacción y liderazgo.

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